"Se repone cuando quedan diez." Muchos negocios funcionan con una regla así, escrita en un pizarrón o en una columna de la planilla que se llama Mínimo. Suena razonable. También explica muchos quiebres de stock y mucha plata parada en estanterías.
Veamos qué intenta hacer ese número, por qué una cifra fija suele fallar y qué puede hacer mejor un sistema sin convertir tus compras en un curso de estadística.
Qué es realmente un punto de reposición
Cuando hacés un pedido, la mercadería no llega al instante. El tiempo entre pedir y tener los productos en la estantería es el plazo de entrega. Mientras esperás, seguís vendiendo. Entonces el punto de reposición es simplemente el nivel de stock en el que conviene pedir para no quedarte sin nada antes de que llegue la entrega.
En criollo: punto de reposición = lo que esperás vender mientras esperás + un colchón. Ese colchón es el stock de seguridad. En la literatura de inventarios, el stock de seguridad es la diferencia entre el punto de reposición y la demanda que se espera durante el plazo de entrega. Existe por una sola razón: el futuro no se comporta exactamente como esperabas.
Las dos cosas que fallan
La incertidumbre viene de dos lados, y los dos son normales.
La demanda varía. Esperás vender diez por semana, pero algunas semanas son cuatro y otras veinte. Una promoción, la temporada o un cliente grande pueden cambiar todo rápido.
El plazo de entrega varía. El proveedor dice cinco días, pero a veces son cuatro y a veces doce. Es fácil pasarlo por alto, porque la gente recuerda el plazo prometido, no el real. Hay investigación publicada sobre sistemas de demanda independiente que analiza qué pasa con el riesgo de quedarse sin stock cuando se ignora la variabilidad del plazo de entrega, y concluye que importa.
Cuanto más fluctúe cualquiera de las dos, más grande tiene que ser el colchón para la misma protección. Y el colchón no es gratis: es plata inmovilizada en stock, más espacio de almacenamiento y el riesgo de que los productos se vuelvan obsoletos.
Por qué un mínimo fijo suele fallar
Un único "mínimo de diez" para todos los artículos ignora todo esto. Pensá en dos productos:
- Uno de mucha rotación, con un proveedor que a veces se atrasa. Diez pueden durar dos días, así que te quedás sin stock antes de que llegue el pedido.
- Uno de poca rotación, con un proveedor confiable. Diez pueden ser varios meses de ventas, así que tenés mucho más de lo necesario.
El mismo número es demasiado bajo para uno y demasiado alto para el otro. Además se vuelve viejo. Si las ventas se duplican en temporada o cambiás de proveedor, nadie actualiza el mínimo, porque nadie lo está mirando. Y muchas veces viene del recuerdo de la última vez que te quedaste sin algo, que es una mala base para una regla.
Qué puede calcular y avisar un sistema
Un sistema a medida no es una bola de cristal, pero tiene lo que necesitás: cuánto vendiste en realidad y cuánto tardaron realmente los pedidos. Con eso puede hacer varias cosas útiles.
- Medir el plazo real por proveedor, desde la fecha del pedido hasta la de recepción, en lugar de confiar en el que te informaron.
- Medir la demanda real por artículo, incluyendo cuánto fluctúa, para que un producto estable y uno errático reciban un trato distinto.
- Sugerir un punto de reposición por artículo, según esas dos mediciones y cuánto riesgo de quiebre estás dispuesto a aceptar. Vos elegís el nivel de protección; el sistema hace la cuenta.
- Avisar antes de que te quedes sin stock, no después. En lugar de una columna que hay que revisar, recibís una lista corta: estos artículos llegaron a su punto de reposición, esta es la cantidad sugerida y el proveedor.
- Considerar lo que ya está pedido, para que no te sugiera comprar de nuevo algo que llega el jueves.
- Marcar artículos cuyo comportamiento cambió, por ejemplo un salto repentino de ventas o un proveedor que se volvió más lento, para revisar los números cuando dejan de ser correctos.
Vos seguís al mando. Pensá la sugerencia como un punto de partida bien informado que un comprador puede aceptar, ajustar o ignorar, con un motivo.
Dónde no funciona bien
Sería cauto con los artículos que se venden poco y de forma impredecible, como un repuesto que se vende dos veces al año, o los productos nuevos sin historial. Los cálculos basados en ventas pasadas tienen poco con qué trabajar ahí, y el criterio humano, o una regla simple del tipo "siempre tener uno", suele ser mejor. Un buen sistema te deja definirlo para artículos puntuales en vez de imponer un solo método a todo.
Un primer paso práctico
Elegí tus diez productos más importantes. Para cada uno, anotá cuál creés que es el plazo de entrega del proveedor y después revisá los últimos cinco o seis pedidos para ver cuánto tardaron en realidad. Al lado, anotá las mejores y las peores ventas semanales. Si los números reales difieren de tus supuestos, acabás de encontrar la razón por la que tus mínimos no funcionan, y los datos de partida que necesitaría un sistema.