Imaginá un distribuidor de alimentos envasados con un sistema de stock que dice "120 cajas del producto X". Es cierto, y casi inútil en un mal día. ¿Esas 120 cajas son todas de la semana pasada, o 40 están cerca del vencimiento al fondo de la estantería? Si un proveedor llama para avisar que una entrega tiene un problema, ¿a qué clientes les llegó?
Un conteo de cajas no responde nada de eso. Un sistema que registra lotes y fechas de vencimiento responde todo, y de eso tratan los términos FIFO, FEFO y "seguimiento de lotes".
FIFO y FEFO en palabras simples
FIFO significa "primero que entra, primero que sale": el stock que llegó primero es el que sale primero. Es la regla natural cuando los productos no vencen pero envejecen, o cuando el stock viejo no debería quedar olvidado detrás de las entregas nuevas.
FEFO significa "primero que vence, primero que sale": sale primero el stock con la fecha de vencimiento más cercana, sin importar en qué orden llegó. La guía vigente de la Organización Mundial de la Salud sobre buenas prácticas de almacenamiento y distribución de productos médicos indica que el stock debe rotarse y que se debe aplicar el principio "primero que vence, primero que sale" (FEFO). Lo define como distribuir el stock con la fecha de vencimiento más cercana antes que un ítem idéntico con un vencimiento posterior.
La diferencia aparece cuando una entrega más nueva tiene menos vida útil que una más vieja. Un sistema FIFO despacharía primero la entrega vieja, aunque la nueva vaya a vencer antes. FEFO despacha la más cercana al vencimiento. Para un negocio con productos perecederos, FEFO suele ser la regla que realmente protege la plata.
Quién lo necesita y quién no
Probablemente necesitás seguimiento de lote y vencimiento si vendés alimentos, bebidas, cosmética, medicamentos o suplementos, químicos, adhesivos, pinturas, o cualquier cosa con una vida útil impresa. También podés necesitar seguimiento de lote, sin vencimiento, si querés rastrear un defecto hasta una corrida de producción, incluso en ferretería o componentes.
Probablemente no lo necesitás para productos que no se deterioran y cuyo riesgo de defecto no está atado a una corrida de producción. Agregar lotes a esos hace más lento cada ingreso y cada venta, sin beneficio. Un buen sistema permite activarlo por producto, no para todo el catálogo.
Qué es un lote y qué debe registrar el sistema
Un lote es un grupo de unidades producidas o recibidas juntas y tratadas como una unidad para el seguimiento. La Administración de Alimentos y Medicamentos de Estados Unidos (FDA), en su regla de trazabilidad para ciertos alimentos, define el código de lote de trazabilidad como un descriptor, a menudo alfanumérico, usado para identificar de forma única un lote de trazabilidad. Agrega que la regla no prescribe cómo debe una empresa definir sus lotes, y señala que lotes más chicos pueden significar que menos alimento se vea afectado en un retiro.
Ese último punto es una decisión de negocio, no técnica: ¿qué tan fino partís los lotes? Lotes más chicos significan retiros más precisos y un poco más de trabajo al recibir.
La guía modelo de la OMS para productos farmacéuticos sensibles al tiempo y la temperatura (como las vacunas) sirve como lista de control de lo que debe poder hacer un sistema de stock. Entre otros requisitos, indica que los sistemas de control de stock deben:
- registrar todos los ingresos y despachos;
- registrar números de lote y fechas de vencimiento;
- registrar productos próximos a vencer y vencidos;
- registrar el estado del producto (liberado, en cuarentena, retenido, rechazado);
- registrar devoluciones, retiros del mercado, bajas, daños y destrucciones;
- gestionar la salida de productos en orden de vencimiento más próximo; y
- hacer conteos físicos periódicos y conciliarlos con los registros de stock.
Retiros del mercado y trazabilidad, en términos simples
Trazabilidad significa poder responder rápido dos preguntas: ¿de dónde vino este lote? y ¿a dónde fue? La FDA indica que el código de lote, guardado en los registros en cada paso, la ayuda a rastrear el origen de un evento de contaminación y a determinar el alcance adecuado de un retiro.
Para vos, eso se traduce en tres cosas que el sistema debería responder en minutos y no en días. ¿Qué clientes recibieron el lote X? ¿Cuánto del lote X queda en el depósito, y dónde? ¿Puedo bloquearlo para que no se venda ni se prepare mientras investigo? Esa misma guía pide que los registros de retiro incluyan una conciliación entre la cantidad vendida, la devuelta y la que queda, justo el tipo de informe que un sistema con lotes puede producir y que una planilla difícilmente logra.
Qué falla en la práctica
El fallo habitual no es la regla sino el dato. Alguien se saltea el número de lote al recibir porque la caja era pesada y el formulario largo. Alguien saca de adelante en la estantería en vez de lo que sugiere el sistema. Una devolución vuelve al stock sin lote. Cada atajo rompe la cadena de ese producto.
Un sistema bien hecho hace que lo correcto sea lo fácil. Al recibir, pide lote y vencimiento en el momento de escanear el producto, y no deja seguir si faltan. Al preparar pedidos, le dice a quien arma qué lote tomar, idealmente escaneándolo. En las devoluciones, obliga a decidir: vuelve al stock, cuarentena o baja. El stock por vencer aparece en una lista antes de vencer, no después, para que alguien pueda hacerle descuento o devolverlo.
Un primer paso práctico
Elegí tres productos que vencen y rastreá a mano una entrega real de cada uno: cuándo llegó, qué vencimiento tenía, quién la compró. Si eso lleva más de diez minutos, o la respuesta es "habría que revisar los papeles", encontraste el hueco. Anotá las preguntas que te gustaría poder responder en segundos. Esa lista es la especificación.
Las normas sobre alimentos, medicamentos y productos similares varían según el país, así que confirmá con un profesional calificado qué aplica a tus productos. El software debe seguir tus reglas, no reemplazarlas.