Imaginá un pequeño distribuidor recorriendo su depósito a fin de año. Al fondo, en los estantes más altos, hay cajas que hace mucho nadie toca: una línea de producto que prometía hace dos años, un lote comprado a buen precio "por las dudas", algunos artículos que un cliente pidió una vez y nunca más. En los papeles valen plata. En el estante, no hacen nada.
Lo incómodo es que nadie decidió quedárselos. Nadie se sentó a elegir inmovilizar dinero en stock lento. Pasó de a una compra razonable por vez, y el sistema nunca avisó que estaba pasando.
El stock en el estante no es gratis
Cuando un producto no se vende, parece que su costo es cero, porque no llega ninguna factura por tenerlo. Pero mantener stock tiene costos que aparecen en lugares distintos. Una forma común de agruparlos es esta:
- Capital. El dinero gastado en la mercadería no está disponible para otra cosa. Si te endeudaste para comprarla, pagás intereses. Si no, igual renunciaste a lo que esa plata podría haber hecho en otro lado.
- Espacio y manejo. Alquiler, servicios, estanterías y el tiempo del personal para mover, contar y ordenar. Un pallet de stock lento ocupa un lugar que podría usar algo que rota rápido.
- Mermas. Artículos que se pierden, se dañan o se roban. Cuanto más tiempo está algo guardado, más oportunidades hay.
- Seguro. El stock suele estar asegurado, y lo que tenés influye en lo que pagás.
- Obsolescencia. Los productos pasan de moda, los reemplaza un modelo nuevo o se les vence la vida útil. Tarde o temprano la única salida es un descuento fuerte o darlos de baja.
Las fuentes de referencia sobre costo de mantener inventario describen estos mismos componentes, y suelen expresar el total como un porcentaje anual del valor del stock. Acá no voy a citar un número, porque varía mucho según el rubro, el producto y el financiamiento. Lo importante es que nunca es cero, y sigue corriendo mientras el producto no se mueve.
Por qué el stock lento pasa desapercibido
En muchas pymes, los datos de stock viven en una planilla o en un programa contable pensado para registrar operaciones, no para hacer preguntas. Te dice qué tenés. Rara vez te dice qué tenés y no deberías tener.
El valor total del stock incluso puede verse sano mientras la mezcla de abajo se va deteriorando. Un depósito puede estar lleno de las cosas equivocadas y aprobar todos los conteos, porque el conteo solo verifica que los números coincidan, no que valga la pena tener esos productos.
Cómo detectar lo que rota poco
No hace falta un modelo sofisticado para encontrar la mayor parte del problema. Dos reportes que seguramente ya tenés, el historial de ventas y el stock actual, responden casi todo si los ponés lado a lado.
- Días desde la última venta. Para cada producto, ¿cuánto hace que salió por última vez? Una lista ordenada por ese número pone los peores casos arriba.
- Stock contra ritmo de ventas. Si vendés unas diez por mes y tenés cuatrocientas, es otra situación que vender diez y tener veinte. Dividir el stock por las ventas recientes da una idea de "meses de cobertura".
- Valor del stock por producto. Un artículo lento y además caro merece atención antes que uno lento que casi no cuesta nada.
- Antigüedad del stock. Para lo que puede vencerse o deteriorarse, cuándo llegó importa tanto como cuánto hay.
Nada de esto requiere datos perfectos. Requiere que los dos reportes estén conectados, y ahí es donde una planilla se complica y un sistema hecho a medida lo resuelve fácil.
Qué debería avisarte un sistema bien hecho
Un sistema de stock a medida puede hacer este trabajo por vos, en lugar de esperar a que alguien se acuerde de sacar un reporte. En la práctica significa:
- Una lista de baja rotación que se actualiza sola. Productos sin ventas en el período que elijas, o con mucho más stock del que justifica la demanda reciente, mostrados con su valor.
- Advertencias antes de comprar. Cuando alguien genera una orden de compra de un artículo que ya tiene meses de cobertura, el sistema lo dice en ese momento, cuando todavía puede cambiar la decisión.
- Alertas de antigüedad y vencimiento. Para productos con fecha de vencimiento, una lista de lo que hay que mover primero.
- El costo de la pila, en un solo número. El valor total del stock que no se movió en seis o doce meses, para que la conversación con el equipo sea sobre una cifra y no sobre una sensación.
- Registro de decisiones. Si alguien decide conservar un artículo lento por una buena razón, como un producto de temporada o un contrato, esa decisión queda registrada y el artículo deja de dar falsas alarmas.
El objetivo no es eliminar todo el stock lento. Una parte es deliberada y razonable. El objetivo es que cada artículo lento sea una decisión que alguien tomó, y no un accidente que nadie vio.
Un primer paso para esta semana
Exportá tu historial de ventas y tu stock actual a una sola planilla. Para cada producto, agregá la fecha de la última venta y los meses de stock que tenés al ritmo actual de ventas. Ordenala. Mirá las primeras veinte filas y hacete una sola pregunta sobre cada una: ¿queremos seguir teniendo esto, y por qué?
Esa lista es el requerimiento real de un sistema. Muestra qué preguntas necesita tu negocio que se respondan solas, en lugar de una vez al año durante el inventario.