Imaginá un consultorio ocupado un martes por la mañana. Una enfermera abre el armario de insumos para buscar una caja de apósitos y encuentra tres cajas, una de las cuales venció el mes pasado. En el pasillo, la persona que hace los pedidos decide si repone guantes mirando el estante y yendo por intuición. Nadie es descuidado. Simplemente el consultorio no tiene una forma confiable de saber qué tiene, dónde está y cuándo deja de ser utilizable.
Este artículo trata del proceso y del software alrededor del stock en un consultorio. No es una guía clínica: qué se puede guardar, cómo y por cuánto tiempo lo deciden tus profesionales, tus proveedores y tu regulador.
Por qué el stock de un consultorio se desordena
El stock de un consultorio es más difícil que el de un comercio por una razón: buena parte tiene una fecha después de la cual no se debe usar. Un comercio que compra de más pierde plata. Un consultorio que compra de más además puede terminar tirando productos o, peor, usando algo que no debería.
Tres hábitos lo empeoran. El stock se cuenta poco, y a ojo. Las entregas nuevas van adelante en el estante, así que lo más viejo queda escondido atrás. Y el mismo artículo está en varios lugares: el armario, el consultorio, el bolso de visitas a domicilio. Nadie ve el total.
Lotes y vencimientos: lo mínimo que vale la pena registrar
Toda caja que vence trae impresas dos cosas que le importan al software: una fecha de vencimiento y un número de lote. Dos cajas del mismo producto pueden tener datos distintos.
Un sistema que solo registra "apósitos, 12 cajas" no puede decirte que cuatro vencen el mes que viene. Uno que registra cantidad, lote y vencimiento en el momento de recibir, sí. Ese pequeño esfuerzo extra en la recepción es lo que habilita todo lo demás: avisos de vencimiento, salida correcta del stock y retiros del mercado.
FEFO: primero se usa lo que vence primero
Seguramente escuchaste hablar de FIFO, primero en entrar, primero en salir. Para artículos con vencimiento, la mejor regla es FEFO: primero en vencer, primero en salir. Se usa antes la caja que vence antes, aunque haya llegado después que otra.
A mano, FEFO depende de la memoria y la disciplina de alguien. En un sistema bien hecho pasa a ser lo predeterminado: cuando el personal registra que sacó un artículo, el sistema le indica qué lote tomar. Y una lista semanal de lo que vence en los próximos 30 o 60 días permite usarlo, moverlo o devolverlo al proveedor a tiempo, en lugar de enterarse cuando ya pasó.
Artículos sensibles a la temperatura
Algunos artículos deben mantenerse dentro de un rango de temperatura, por ejemplo en heladera. A la cadena de almacenamiento y transporte que los mantiene así se la suele llamar cadena de frío.
No te voy a decir qué temperaturas corresponden a qué. Eso lo dicen las instrucciones del fabricante y las autoridades sanitarias locales. Lo que el software puede hacer es apoyar el proceso. La guía de los CDC de Estados Unidos sobre almacenamiento de vacunas, a modo de ejemplo, recomienda registradores digitales de datos para el almacenamiento rutinario y tener al menos un dispositivo de respaldo. Un sistema puede guardar las lecturas, avisar cuando una sale de rango y vincular esa alerta con los lotes que estaban en esa heladera en ese momento. Y puede dejar registro de lo que se hizo al respecto, que es lo que importa después.
Qué pasa con los artículos afectados lo decide una persona con la formación adecuada. El trabajo del sistema es asegurar que la pregunta se haga, rápido, y que la respuesta quede escrita.
Las sustancias controladas tienen reglas adicionales
Algunos medicamentos están clasificados como controlados, y muchos países les suman requisitos específicos: quién puede pedirlos, guardarlos y manipularlos, cómo se cuentan y qué hay que registrar e informar. Esas reglas cambian de país a país y a veces de una jurisdicción a otra.
Tratalos como un caso aparte. Averiguá por escrito qué exige exactamente tu regulador local antes de que alguien diseñe una pantalla. Un sistema a medida puede entonces seguir esas reglas: stock separado, registros obligatorios, acceso restringido. Una plantilla genérica de inventario no las conoce.
Retiros del mercado: la pregunta que ojalá nunca tengas que hacer
A veces un fabricante o un regulador pide retirar un producto. La FDA de Estados Unidos, por ejemplo, define un retiro (recall) como una acción de una empresa para sacar un producto del mercado, y dice que puede iniciarse por decisión de la propia empresa, a pedido de la FDA o por orden de la FDA. Otros países tienen sus propios organismos y procedimientos.
Cuando llega un aviso que nombra un número de lote, la pregunta es inmediata: ¿lo tenemos, cuántos, dónde, y a quién le entregamos? Si registrás lotes al recibir y registrás cada movimiento, respondés en minutos, con una búsqueda. Si no, la respuesta es un día abriendo armarios y cruzando los dedos.
Qué pedirle a un sistema
- Cantidad, lote y vencimiento capturados al llegar el stock, idealmente escaneando un código de barras en lugar de tipear.
- Stock por ubicación, para ver también el consultorio y el bolso de visitas.
- Sugerencias de salida de stock que sigan los vencimientos (FEFO).
- Listas de vencimientos y de stock bajo que lleguen sin que nadie las pida.
- Registros de controles de temperatura y de qué se hizo ante un problema.
- Historial de cada movimiento, para que buscar un lote retirado sea rápido.
- Lugar para reglas especiales de artículos controlados, una vez que conozcas las locales.
Un primer paso
Elegí un armario y una heladera. Dedicá una hora a anotar qué hay en ellos con lote y vencimiento, y fijate cuánto tardás y qué encontrás. Ese ejercicio chico muestra cuánto del problema es proceso y cuánto es herramienta, y te da ejemplos reales para cualquier desarrollador con quien hables.