Para muchas pymes, controlar el stock significa un fin de semana largo por año. Se cierran las puertas, todos agarran una planilla y se cuenta todo el depósito de una vez. El lunes hay números nuevos, una pila de correcciones y la sensación de que todo se va a volver a desarmar en unos meses.
Hay otra forma de hacerlo, que se llama conteo cíclico, y cambia tanto la carga de trabajo como lo que aprendés del proceso.
Dos formas de responder la misma pregunta
Los dos métodos buscan responder "¿lo que dice el sistema coincide con lo que hay en la estantería?". Se diferencian en cada cuánto y en cuánto cuentan.
Un inventario físico completo cuenta todo de una vez. Como descripción general, suele implicar frenar o ralentizar la operación normal mientras dura el conteo.
El conteo cíclico cuenta una parte pequeña y específica del stock en una secuencia continua y repetida con regularidad. Hoy puede ser un pasillo, mañana un grupo de artículos de mucha rotación. Con el tiempo se cuenta todo, pero nunca todo junto, y el negocio sigue funcionando mientras tanto.
En qué es bueno cada uno
El conteo anual tiene fortalezas reales. Es fácil de entender, te da una cifra de corte única para el año y, en algunos negocios, es lo que esperan contadores o auditores. Si sos chico y tu stock casi no se mueve, puede ser perfectamente suficiente. Consultá con tu contador qué aplica en tu caso; es una cuestión de práctica contable, no de software.
Su debilidad es el momento. Un error cometido en febrero se descubre en diciembre, cuando nadie se acuerda de por qué pasó. Además, el conteo te dice que los números están mal sin decirte por qué, y todo el año se trabajó con cifras dudosas.
El conteo cíclico cambia el gran evento por controles chicos y frecuentes. Los errores se encuentran cuando la causa todavía está fresca, la interrupción diaria es mínima y cada conteo es una oportunidad de arreglar el proceso, no solo el número. El costo es la disciplina: alguien tiene que hacerlo todas las semanas, y sin una herramienta que le diga a la gente qué contar hoy, termina dejándose de hacer en silencio.
No todo necesita contarse con la misma frecuencia
La forma más común de programar los conteos es por importancia. Los artículos se ordenan en grupos, a menudo llamados A, B y C, y cada grupo se cuenta con distinta frecuencia. Un enfoque típico los ordena por valor: los caros se cuentan seguido y los baratos y de poca rotación, rara vez.
Eso tiene una desventaja conocida que conviene tener presente: los artículos de bajo valor pueden quedar abandonados, y la falta de una pieza menor puede igualmente frenar una línea de producción o una reparación. Por eso muchos negocios combinan el valor con la velocidad de rotación o con lo crítico que es el artículo. Un fusible barato que frena toda una instalación merece estar en el grupo de conteo frecuente.
Hay otros disparadores útiles: contar un artículo cuando su cantidad queda en negativo en el sistema (siempre es un error de datos), llega a cero pero en la estantería todavía hay, contarlo después de una recepción grande, o cuando no se puede cumplir un pedido aunque el sistema diga que hay stock.
Qué tiene que hacer el software
El conteo cíclico es sobre todo un problema de agenda y registro, que es justo lo que el software hace bien. Un sistema pensado para esto normalmente:
- Genera la lista de conteo del día automáticamente, según las reglas de arriba, para que nadie tenga que acordarse ni decidir.
- Permite contar desde un celular o un lector de códigos de barras, idealmente sin mostrar antes la cantidad esperada, para que el conteo no se vea influido.
- Compara el conteo con el sistema y marca las diferencias que superan una tolerancia que vos definís, en lugar de corregir todo automáticamente.
- Exige un motivo por cada ajuste y guarda el historial de quién cambió qué y cuándo.
- Contempla los movimientos durante el conteo, por ejemplo registrando la hora del conteo para que la mercadería recibida o despachada una hora después no parezca un error.
- Informa la exactitud a lo largo del tiempo por zona o por grupo de artículos, para ver si las cosas mejoran y dónde se concentran los problemas.
El historial importa más de lo que parece. Cuando ves que la misma estantería falla todos los meses, dejás de recontar y empezás a arreglar la causa.
Cuándo quedarse con el conteo anual
No se lo recomendaría a todo el mundo. Si manejás unas pocas docenas de productos, los contás en una tarde y rara vez te llevás sorpresas, un control anual o semestral puede ser todo lo que necesitás. El argumento a favor de un enfoque más continuo crece con la cantidad de artículos, la velocidad con la que rotan y el costo de equivocarse.
Un primer paso práctico
Elegí los veinte artículos donde un número equivocado más dolería, ya sea porque son caros, de mucha rotación o críticos para entregar. Contalos todas las semanas durante un mes y anotá cada diferencia y su causa. De ese pequeño experimento vas a aprender más sobre tu verdadero problema de exactitud que de otro conteo anual, y vas a tener una lista concreta de lo que una herramienta de conteo debería hacer por vos.