Imaginá un distribuidor chico que recibe un pallet con cuarenta productos distintos. Una persona lee cada etiqueta en voz alta, otra tipea el código en el sistema, y de vez en cuando se equivoca un dígito. Nadie lo nota hasta que un cliente recibe el producto equivocado, o hasta que el conteo del mes muestra stock que no existe.
El lector no es la parte interesante de resolver esto. Lo interesante es decidir qué se escanea exactamente, qué hace el sistema con eso, y qué pasa con los productos que no tienen ningún código. Esas decisiones separan a un sistema de stock en el que la gente confía de uno que todos esquivan en silencio.
Código de barras, QR, 1D, 2D: la versión simple
Un código de barras 1D es el patrón conocido de líneas verticales. GS1, la organización detrás de la mayoría de los códigos de barras de productos, describe los códigos 1D como códigos lineales que se encuentran comúnmente en los productos para identificarlos. Un código 2D, como el QR, es una grilla de cuadrados que puede guardar más que letras y números.
Para un sistema de stock, la diferencia práctica es cuánto puede decir el código. Un código de barras de producto simple lleva un número de producto. Un código 2D en formato GS1 puede llevar ese número más datos como el lote, la fecha de vencimiento y un número de serie. GS1 aclara que los QR los leen los celulares comunes, mientras que otros formatos 2D, como Data Matrix, no los lee cualquier teléfono sin una aplicación aparte. GS1 también señala que las cajas de los comercios minoristas todavía pueden no leer códigos 2D, así que los productos que se venden en un local pueden seguir necesitando un código 1D por ahora.
Entonces la respuesta honesta a "¿código de barras o QR?" es: depende de lo que necesites que el código lleve. Si solo necesitás saber qué producto es, un código de barras común alcanza. Si necesitás lote, vencimiento o número de serie en el momento de escanear, necesitás un código que pueda contenerlos.
Qué significa realmente el número
El número impreso debajo del código de barras de un producto se llama GTIN. GS1 lo describe como el número que se ve debajo del código de barras de un producto, e identifica al producto, no a una caja puntual de tu estantería. GS1 también indica que corresponde asignar un GTIN nuevo a cada producto y a cada variación del producto. Una remera roja y una azul tienen números distintos.
Hay dos consecuencias que te importan. Primero, el número le dice al sistema qué producto es, pero no de qué entrega vino. Si dos entregas del mismo producto tienen vencimientos distintos, un código de producto simple no las distingue. Segundo, el número pertenece a la empresa que lo licenció. GS1 afirma que solo la empresa que tiene un prefijo está autorizada a usarlo, y advierte que nunca hay que alterar los números debajo de un código de barras ni agregar o quitar dígitos. En la práctica: nunca inventes números de producto que parezcan reales.
Lectores: elegí según dónde se trabaja
Los lectores vienen en pocas familias: un lector de mano conectado a una computadora, un equipo de mano robusto que en sí mismo es una pequeña computadora, y la cámara de un celular.
En un mostrador suele alcanzar un lector de mano simple. En un depósito donde la gente camina por los pasillos, el lector tiene que funcionar lejos del escritorio y el sistema tiene que responder rápido. Si el código es 2D, verificá que el lector pueda leerlo; no des por hecho que un lector que lee códigos de producto lee cualquier formato 2D. Probá con tus propias etiquetas, en tus propios estantes, con tu propia luz, antes de comprar veinte.
Productos que no tienen código de barras
Todos los negocios los tienen: cosas que fabricás, reenvasás o comprás sueltas. Si los dejás fuera del proceso de escaneo, se vuelven la excepción por donde los errores vuelven a entrar.
La respuesta habitual es que creás tu propia etiqueta. El sistema genera un código interno para el producto, imprime la etiqueta, y desde ahí se escanea como cualquier otro. Ayudan dos reglas. Hacé que los códigos internos sean claramente distintos de los códigos de barras de proveedores, para que nunca se confundan. Y dejá que el sistema guarde el vínculo entre ambos: tu código interno, el código de barras del proveedor si existe, y el producto al que se refieren. El mismo producto puede llegar con códigos de proveedor distintos a lo largo de los años, y tu código propio es el que se mantiene estable.
El proceso de etiquetado es el verdadero proyecto
Los proyectos de escaneo suelen decepcionar por las etiquetas, no por los lectores. Definí quién las imprime, cuándo (al recibir, antes de guardar), en qué material, y qué pasa cuando una etiqueta se daña o falta. Un buen sistema hace fácil la segunda impresión, y registra qué etiqueta corresponde a qué ítem para que una reimpresión no cree un duplicado.
Escanear al recibir debería sumar stock. Escanear al despachar debería restarlo. Escanear el producto equivocado debería dar un mensaje claro, no un error silencioso. Acá es donde un sistema a medida se gana el lugar: el flujo de escaneo puede seguir la forma en que tu equipo realmente trabaja, en vez de la que supone un producto genérico.
Un primer paso práctico
Tomá veinte de tus productos reales y clasificalos: cuáles tienen código de barras, cuáles lo tienen dañado o ilegible, cuáles no tienen ninguno y cuáles cambian según el lote o el vencimiento. Esa hoja te dice si alcanza un setup básico o si necesitás códigos que lleven más datos. Después seguí un producto desde la puerta del proveedor hasta el cliente, y marcá cada punto donde alguien tipea un código a mano. Esos son los lugares donde conviene escanear primero.